tg-me.com/pmacademy/19627
Last Update:
در شرایطی که مدیران پرمشغله نمی‌توانند وظایف بیشتری را به دیگران واگذار کنند، سه راهکار عملی وجود دارد تا بدون افزایش منابع، بهره‌وری بیشتری کسب کنند:
۱. کار به‌اندازه‌ی کافی خوب را بپذیرید
مدیران اغلب دچار کمال‌گرایی می‌شوند و انتظار دارند همه کارها در سطح عالی انجام شود. اما این رویکرد، زمان و انرژی زیادی مصرف می‌کند و سرعت پیشرفت را کاهش می‌دهد. نویسندگان مقاله توصیه می‌کنند که مدیران به‌جای این رویکرد، کارها را متناسب با هدف انجام دهند؛ یعنی برای هر وظیفه، سطح مناسبی از کیفیت را تعریف کنند و آن را با تیم به اشتراک بگذارند. گاهی صرف‌نظر از جزئیات غیرضروری می‌تواند به بهره‌وری بیشتر منجر شود. نمونه‌هایی از این رویکرد شامل خلاصه‌سازی گزارش‌ها، حذف ویرایش‌های زیاد، یا ارسال ایمیل‌های کوتاه و نکته‌ای است.
۲. حذف کارهای پنهان و کم‌ارزش
بسیاری از وظایف وقت‌گیر و کم‌ارزش به بخشی از عادت کاری ما تبدیل شده‌اند و شناسایی آن‌ها آسان نیست. پیشنهاد مقاله این است که تیم‌ها طی دو مرحله بازنگری، وظایف قابل حذف یا ساده‌سازی را شناسایی کنند. مثال‌هایی از این نوع کارها شامل چک‌لیست‌های غیرضروری، گزارش‌های بی‌استفاده، فرآیندهای بیش‌ازحد پیچیده و جلسات غیرضروری است. مدیران باید تیم را تشویق کنند تا فرض را بر این بگذارند که حذف وظیفه، قابل بازگشت است؛ یعنی اگر اشتباه کردند، می‌توانند آن وظیفه را بازگردانند.
۳. کاهش استراتژیک در دسترس بودن
مدیرانی که همیشه در دسترس هستند، ناخواسته وابستگی تیم به خود را افزایش می‌دهند. با کاهش زمان حضور در پروژه‌ها و محدود کردن مشارکت به بخش‌های کلیدی، می‌توان بار کاری را کاهش داد و در عین حال، استقلال و مسئولیت‌پذیری تیم را افزایش داد. برای مثال، مدیران می‌توانند فقط در ابتدای پروژه، جلسات کلیدی، یا در قالب جلسات کوتاه پیگیری، مشارکت داشته باشند. این تغییر نه تنها وقت مدیر را آزاد می‌کند، بلکه اعتماد به نفس اعضای تیم را هم بالا می‌برد.
نتیجه‌گیری
مدیرانی که به شدت گرفتارند و امکان واگذاری کار ندارند، باید شیوه‌ی انجام کارها را بازنگری کنند. انجام کارها به میزان کافی خوب، حذف کارهای عادت‌محور و کم‌اثر، و کاهش در دسترس بودن می‌تواند باعث آزادسازی زمان، افزایش تمرکز بر اولویت‌ها و بهبود بهره‌وری شخصی و تیمی شود. این اقدامات نه تنها بار کاری را کاهش می‌دهد، بلکه باعث افزایش رضایت و انگیزه کارکنان نیز می‌شود.